Kedves Kollégák!
Szeretnénk segíteni, hogy gyorsabban és kevesebb bosszúsággal menjenek az adminisztratív folyamatok, ezért rövid leírást adunk a leggyakoribb esettípusokról. Minden másra ott … az mfa.admin@mfa.kfki.hu
Vennék anyagot/eszközt/szolgáltatást, de hogyan?
- kérjen hivatalos árajánlatot, vagy webshopban rakja kosárba a terméket és készítsen képernyőfotót.
- nem kell árajánlat az alábbi esetekben: kézi vásárlás (pl. beszalad a boltba valami apró alkatrészért), egyszerű csomagküldés (kis súlyú csomag intézeti UPS gyorspotázása), hatósági árak (pl. közbeszerzési eljárási díj),
- Az árajánlaton szerepeljen az árajánlatkérő neve: Energiatudományi Kutatóközpont, angolul Centre for Energy Research
- formailag kötött árajánlat kell egyes projektek beruházásai esetén (pl. TKP2021)
- sok esetben 1 ajánlat nem elég, hanem 3 kell! Alapértelmezésben 2MFt nettó érték felett 3 darab árajánlatot kell kérni. Speciális esetek miatt (pl. VEKOP 100eFt, OTKA beruházás, vagy nincs más szállító) keresse az adminisztrációt
- A közbeszerzési értékhatár 2022-ben 75 245 700Ft.
- Adjon fel kötvállat (https://webapps.ek-cer.hu/s/kv/kv.php) >> ld Kötvállazzak de hogyan?
- Várja meg míg jóváhagyják a kötvállat. Erről emailben csak az kap rendszerüzenetet, aki a kötvállat elindította!
- Rendelje meg, vagy a jóváhagyott kötváll adatainak megküldésével kérje erre az adminisztrációt. Rendelni vagy emailben, vagy a mellékelt sablon (magyar nyelvű, ill. angol nyelvű) használatával, vagy webshopon keresztül lehet. A rendelésben tüntesse fel az intézet hivatalos nevét és adószámát. Helytelen megnevezések: ELKH EK, EK MFA, MTA EK. Helyes megnevezés hazai rendelés esetén: Energiatudományi Kutatóközpont, 15327040-2-43; nemzetközi rendelés esetén: Centre for Energy Research, VAT HU15327040. Kérje hogy a szállító is szerepeltesse ezeket az adatokat számlán!
- A megrendelőt és a rendelésről szóló visszaigazolást juttassa el az MFA titkárságra.
- Adja le a számlát (díjbekérőt, előlegszámlát, proforma számlát, végszámlát) az MFA titkárságon. Ha megoldható, előtte a témavezetővel írassa alá. A számlán hazai és EU-n belüli szállító esetén a vevő és a szállító adószámát is kötelező feltüntetni!
- Adja le a szállítólevelet, packing listet, szervízlapot, egyéb csomag kísérő dokumentációt stb. az MFA titkárságon (26. épület 1. emelet 102.)
A fenti dokumentációk nélkül a pénzügy nem fizeti ki a számlát, és nem is tudjuk az adott projektre elszámolni! Amennyiben előzetes kötváll nélkül érkezik számla, annak kifizetését a pénzügy megtagadhatja.
KÖTVÁLLAZZAK, de hogyan?
- mindig hamarabb legyen kötváll mint bármilyen munkavégzés, szervíz, felmérés, postázás, megrendelés stb! ellenkező esetben nem fogadja el a pénzügy
- nyissa meg a kötváll rendszert és lépjen be. https://webapps.ek-cer.hu/s/kv/kv.php
- hazai a kötvállat kell indítani, ha magyar cég adta az ajánlatot (akármilyen pénznemben is van az ajánlat!). Közösségen belüli: ha európai cég adta az ajánlatot (kivételek: Svájc, UK, Norvégia!). Minden más ország közösségen kívüli, beleértve Svájc, UK, Norvégia
- a kötváll pénzneme meg kell, hogy egyezzen az árajánlat pénznemével. A pénznemet át kell írni (pl. hazai árajánlat, hazi kötvállnál alapértelmezésben HUF van megadva, de ha a cég EUR-ban adta az ajánlatot, felül át kell írni EUR-ra)
- hazai kötváll esetén devizanemtől függetlenül ÁFÁ-t is kell számolni. Ne állítsák át ÁFA mentesre!
- Az ajánlatban szereplő minden olyan tételre figyeljen, ami a számlán később költség lehet – VÁM költség, szállítási költség, energia felár, kezelési költség, pótdíj, veszélyes áru díj, hűtési költség, stb. Ezek sokszor az apróbetűs részekben vannak! Külön sorokon kell ezeket feltüntetni.
- dologi az a tétel ami fogyóeszköz, anyag, vagy egy éven belül elkopik/amortizálódik, illetve azok a szolgáltatások amik javításra, publikálásra, karbantartásra szólnak, értéktől függetlenül
- felhalmozási kiadás: azok amelyek egy éven túl használhatók, vagyis gépek, berendezések (pl. szivattyú, mikroszkóp, számítógép stb.), szoftverek, valamint nagygép és épület felújítások. Ha meglévő eszközt bővít, akkor a kötváll megjegyzés rovatába írja be a gép leltári számát.
- bizonytalan összegű javítások esetén a szervíz kihívása előtt (!) adjon fel kötvált egy várható/becsült költségre. Hasonlóképp egy publikáció beküldésekor már adjon fel egy kötvállt arra az esetre, ha azt közlésre elfogadják. Ha a szervízlap/elfogadás dátuma a kötváll dátuma előtti, a pénzügy nem fizeti ki a számlát.
Levelet/csomagot küldenék külföldre
- adjon fel kötvállt. Az összeg becslésében az adminisztráció segít. Dokumentum és kis súlyú minta küldése 2022 közepén EU-n belül 15000Ft+ ÁFA, EU-n kívül 28000Ft+ÁFA. Nagy méretű csomag esetén egyedi árajánlatkérés szükséges!
- Csomagolja be úgy, hogy szállítás közben ne sérüljön. Írja rá a feladót és címzettet.
- Ha jóváhagyták a kötvállat, akkor azt és a cím adatokat (címzett neve, pontos címe, címzett email címe és telefonszáma) emailben küldje meg az mfa.admin@mfa.kfki.hu címre
- Hozza a csomagot az MFA titkárságra.
Hazai rendezvényen vennék részt
- A rendezvény előtt, mivel az külső munkavégzés, engedélyt kell kérnie a felettesétől. Ehhez belföldi kiküldetési rendelvényt kell kitölteni.
- kötvállt kell írni az utazási, szálllási, regisztrációs díjakról, dologi költségekre
- ha saját járművel utazik, azt csak Cascoval rendelkező gépkocsival teheti meg. Ehhez engedély kérelmet kell kitölteni, minden utazás előtt, amit a főigazgató hagy jóvá.
- A rendezvényt követően a bizonylatokat (autópálya matrica, vonatjegy stb.) Kelemen Zsuzsának kell átadni (26-os épület 127-es szoba, tel: 2232)
- A költségtérítést a pénztárban lehet átvenni.
Nemzetközi rendezvényen/megbeszélésen vennék részt
- A rendezvény előtt, mivel az külső munkavégzés, engedélyt kell kérnie! Ehhez külföldi kiküldetési rendelvényt kell kitölteni. Ezt az engedélyt Kelemen Zsuzsának kell átadni (26-os épület 127-es szoba, tel: 2232)
- A kiküldetést a főigazgató hagyja jóvá.
- ha saját járművel utazik, azt csak Cascoval rendelkező gépkocsival teheti meg. Ehhez engedély kérelmet kell kitölteni, minden utazás előtt, amit a főigazgató hagy jóvá.
- Ezt követően kerül a jóváhagyott engedély a 6-os épületbe, az utazási ügyintézőkhöz (Szabó Balázs, Zsilák Szimonetta, tel: 1668)
- Az utazás részleteivel kapcsolatban az utazási ügyintézők felveszik Önnel a kapcsolatot és egyeztetnek szállásról, közlekedésről.
- Regisztrációs díj esetén, ha kiutazik, akkor szerepeltesse a kiküldetési rendelvényben! Ha online rendezvény van, akkor kötvállt kell feladni a regisztrációs díjról, ez esetben kiküldetési rendelvény értelemszerűen nem szükséges.
Megrendelnének tőlünk szolgáltatást/terméket
- Kérjen a partnertől egy levelet/emailt amiben leírják milyen termékre, szolgáltatásra van pontosan szükség. Telefonos ajánlatkérés nem megfelelő.
- Árajánlat készítéssel kapcsolatban keresse az adminisztrációt, akik formailag helyes ajánlat elkészítésében segítenek és intézik az aláíratást is. Árajánlatot csak cégszerű aláírással ellátva küldhetünk ki a partnernek, mert az jogilag kötelezettségvállalást jelent!
- Aláírást követően az ajánlatot alapértelmezésben scannelve emailben (partner kérésére az eredetit postán) küldjük.
- A megrendelést továbbítsa az adminisztrációnak. A partner eseti kérésére iktatószámmal ellátott megrendelés visszaigazolást küldünk.
- A feladat elvégzése esetén teljesítésigazolást és/vagy szállítási bizonylatot készítsen és ezt juttassa el az adminisztrációnak. Adjon meg egy témaszámot is, amire a jóváírást kéri. A fenti dokumentumok alapján indítjuk a számlázást és annak postázását.