Kedves Kollégák!
Szeretnénk segíteni, hogy gyorsabban és kevesebb bosszúsággal menjenek az adminisztratív folyamatok, ezért rövid leírást adunk a leggyakoribb esettípusokról. Írjon nekünk az mfa.admin@mfa.kfki.hu címre, ezt az email címet négyen látjuk: Kriszti, Zsuzsa, Sziszi és Kriszta. Ez a központi email azért van, hogy az esetleges szabadságok , vagy betegségek esetén is időben tudjunk foglalkozni a kérésekkel. Az alábbiakról talál itt leírást: kötváll feladás, megrendelés, árajánlat kiadása, utazás indítása.
Amennyiben előzetes kötváll nélkül érkezik be számla, vagy az értéke több mint a kötelezettésgvállalás összege, annak kifizetését a pénzügy kivétel nélkül megtagadja!
Vennék anyagot/eszközt/szolgáltatást, de hogyan?
- kérjen hivatalos árajánlatot, vagy webshopban rakja kosárba a terméket és készítsen képernyőfotót. Az EMAG/EBAY és hasonló gyűjtő oldalakon keresztül kérjük NE rendeljen!
- nem kell árajánlat az alábbi esetekben: kézi vásárlás (pl. beszalad a boltba valami apró alkatrészért), egyszerű csomagküldés (kis súlyú csomag intézeti UPS gyorspotázása), hatósági árak (pl. közbeszerzési eljárási díj),
- webshopos ajánlatról készített képernyőkép eseténlátszódjon a weboldal (szolgáltató) neve, a teljes tételsor, beleértve a szállítási és kezelési költségeket, valamint látszódjon a dátum is.
- Az árajánlaton szerepeljen az árajánlatkérő neve: 2023.09.01-től továbbra is: Energiatudományi Kutatóközpont, angolul HUN-REN Centre for Energy Research!
- formailag kötött árajánlat kell egyes projektek beruházásai esetén (pl. TKP2021)
- sok esetben 1 ajánlat nem elég, hanem 3 kell! Alapértelmezésben 2MFt nettó érték felett 3 darab árajánlatot kell kérni. Speciális esetek miatt (pl. VEKOP 100eFt, OTKA beruházás, TKP2021 200eFt feletti, vagy nincs más szállító) keresse az adminisztrációt
- A közbeszerzési értékhatár 2022-ben 75 245 700Ft.
- Adjon fel kötvállat (https://webapps.ek.hun-ren.hu/s/kv/) >> ld Kötvállazzak de hogyan?
- Várja meg míg jóváhagyják a kötvállat. Erről emailben csak az kap rendszerüzenetet, aki a kötvállat elindította!
- Rendelje meg, vagy a jóváhagyott kötváll adatainak megküldésével kérje erre az adminisztrációt.
- A megrendeléseknél a nagyobb összegű vagy speciális tételek (nettó 2MFt, vagy felújítási szolgáltatások) csak főigazgatói aláírással mehetnek ki!
- Rendelést kiküldeni kizárólag intézeti email címet használva lehet!
- Rendelni vagy emailben, vagy a mellékelt sablon használatával kell (2023.09.01-én változott! magyar nyelvű, ill. angol nyelvű) , de lehet webshopon keresztül is, sőt javasolt olyan szolgáltatóknál, ahol egyébként nem webshopos rendelésekre kényelmi díjat számolnak fel pl. VWR, Thorlabs.
- A rendelésben tüntesse fel az intézet hivatalos nevét és adószámát. Helytelen megnevezések: ELKH EK, EK MFA, MTA EK, HUN-REN MFA. Helyes megnevezés hazai rendelés esetén: Energiatudományi Kutatóközpont, 15327040-2-43; nemzetközi rendelés esetén: HUN-REN Centre for Energy Research, VAT HU15327040. Kérje hogy a szállító is szerepeltesse ezeket az adatokat számlán!
- A megrendelőt és a rendelésről szóló visszaigazolást juttassa el az MFA titkárságra.
- Adja le a számlát (díjbekérőt, előlegszámlát, proforma számlát, végszámlát) az MFA titkárságon. Ha megoldható, előtte a témavezetővel írassa alá. A számlán hazai és EU-n belüli szállító esetén a vevő és a szállító adószámát is kötelező feltüntetni!
- Adja le a szállítólevelet, packing listet, szervízlapot, egyéb csomag kísérő dokumentációt stb. az MFA titkárságon (26. épület 1. emelet 102.)
A fenti dokumentációk nélkül a pénzügy nem fizeti ki a számlát, és nem is tudjuk az adott projektre elszámolni! Amennyiben előzetes kötváll nélkül érkezik számla, annak kifizetését a pénzügy megtagadja!
KÖTVÁLLAZZAK, de hogyan?
- mindig hamarabb legyen kötváll mint bármilyen munkavégzés, szerviz, felmérés, postázás, megrendelés stb. ellenkező esetben nem fogadja el a pénzügy!
- Nincs már lehetőség az eredeti kötvállt bármekkora összeggel meghaladó számla befogadására! Ezért az ajánlatban szereplő minden olyan tételre figyeljen, ami a számlán később költség lehet – VÁM költség, szállítási költség, energia felár, kezelési költség, pótdíj, veszélyes áru díj, hűtési költség, stb. Ezek sokszor az apró betűs részekben vannak! Külön sorokon kell ezeket feltüntetni.
- nyissa meg a kötváll rendszert és lépjen be. 2023.09.01-től: https://webapps.ek.hun-ren.hu/s/kv/ (az első belépés még az ek-cer.hu-s címmel történik, akkor az adatok átmigrálódnak, onnantól kezdve hun-ren.hu-s email címmel kell belépni)
- kötváll típusa:
- hazai a kötvállat kell indítani, ha magyar cég adta az ajánlatot, akármilyen pénznemben is van az ajánlat!
- Közösségen belüli: ha európai cég adta az ajánlatot, akármilyen pénznemben is (kivételek: Svájc, UK, Norvégia!).
- Minden más ország közösségen kívüli, beleértve Svájc, UK, Norvégia. Ezeknél az ajánlatoknál VÁM-ot kell fizetni. A VÁM-ot és az ÁFÁ-t egy külön kötvállban forintban kell megadni. Az ÁFA értéke a teljes rendelés értékének 27%-a (beleértve a szállítást is), a VÁM pedig 1-12% attól függően honnan és mit rendeltek – ez ügyben keressék az adminisztrációt.
- Fizetés módja:
- Átutalásos a számla akkor, ha az EK nevére kiállított számla alapján az EK adminisztrációja a cégnek direktben utalja el az összeget.
- Amennyiben az adott szolgáltató kizárólag online bankkártyás fizetést enged, akkor is “átutalás”-sal jelöljék a fizetési módot, a megjegyzés rovatban oda kell írni, hogy intézeti bankkártyával fizetendő (ez esetben a kötváll jóváhagyása után a pénzügyi osztályvezetővel egyeztetett időpontban az ő gépén lehet ezt a vásárlást lebonyolítani: Tóthné Anikó, 2711).
- Továbbra is “Pénztár” jelöléssel kell a kézi vásárlásokat beírni, bár a klasszikus pénztári kifizetés az EK-ban megszűnt. Kézi vásárlás esetén a boltban lehet készpénzzel és saját bankkártyával is fizetni. Az EK nevére kiállított számlát le kell adni az adminisztrációnak. Azt, hogy milyen számlaszámra kérik az utalást a kötváll megjegyzés mezőjébe kell beírni.
- pénznem:
- a kötváll pénzneme meg kell, hogy egyezzen az árajánlat pénznemével.
- A pénznemet át lehet írni az ajánlatnak megfelelően pl. hazai árajánlat, hazai kötvállnál alapértelmezésben HUF van megadva, de ha a cég EUR-ban adta az ajánlatot, felül át kell írni EUR-ra
- hazai kötváll esetén devizanemtől függetlenül ÁFÁ-t is kell számolni. Ne állítsák át ÁFA mentesre!
- jogcím:
- dologi az a tétel ami fogyóeszköz, anyag, vagy egy éven belül elkopik/amortizálódik, illetve azok a szolgáltatások amik javításra, publikálásra, karbantartásra szólnak, értéktől függetlenül
- felhalmozási kiadás: azok amelyek egy éven túl használhatók, vagyis gépek, berendezések (pl. szivattyú, mikroszkóp, számítógép stb.), szoftverek, valamint nagygép és épület felújítások. Ha meglévő eszközt bővít, akkor a kötváll megjegyzés rovatába írja be a gép leltári számát.
- bizonytalan összegű javítások esetén a szerviz kihívása előtt (!) adjon fel kötvált egy várható/becsült költségre. Hasonlóképp egy publikáció beküldésekor már adjon fel egy kötvállt arra az esetre, ha azt közlésre elfogadják. Ha a szervizlap/elfogadás dátuma a kötváll dátuma előtti, a pénzügy nem fizeti ki a számlát.
Levelet/csomagot küldenék külföldre
- adjon fel kötvállt. Az összeg becslésében az adminisztráció segít. Dokumentum és kis súlyú minta küldése jelenleg EU-n belül 25000Ft+ ÁFA, EU-n kívül 35000Ft+ÁFA. Nagy méretű csomag esetén egyedi árajánlatkérés szükséges!
- Csomagolja be úgy, hogy szállítás közben ne sérüljön. Írja rá a feladót és címzettet.
- Ha jóváhagyták a kötvállat, akkor azt és a cím adatokat (címzett neve, pontos címe, címzett email címe és telefonszáma) emailben küldje meg az mfa.admin@mfa.kfki.hu címre
- Hozza a csomagot az MFA titkárságra.
Hazai rendezvényen vennék részt
- A rendezvény előtt, mivel az külső munkavégzés, engedélyt kell kérnie a felettesétől. Ehhez belföldi kiküldetési rendelvényt kell kitölteni.
- kötvállt kell írni az utazási, szállási, regisztrációs díjakról, dologi költségekre legkésőbb a regisztráció napján, mert ebben az esetben ez számít megrendelésnek
- ha saját járművel utazik, azt csak Cascoval rendelkező gépkocsival teheti meg. Ehhez engedély kérelmet kell kitölteni, minden utazás előtt, amit a főigazgató hagy jóvá.
- A rendezvényt követően a bizonylatokat (autópálya matrica, vonatjegy stb.) Kelemen Zsuzsának kell átadni (26-os épület 127-es szoba, tel: 2232)
- Az előleget és az elszámolást követő költségtérítést a kiutazó a saját számlájára utalással kapja. Nincs lehetőség deviza felvételre.
Nemzetközi rendezvényen/megbeszélésen vennék részt
- A rendezvény előtt, mivel az külső munkavégzés, engedélyt kell kérnie! Ehhez külföldi kiküldetési rendelvényt kell kitölteni. Ezt az engedélyt Kelemen Zsuzsának kell átadni (26-os épület 127-es szoba, tel: 2232)
- A kiküldetést a főigazgató hagyja jóvá.
- utazhat saját járművel is. Vagy Cascoval rendelkező gépkocsival teheti meg, amihez ehhez engedély kérelmet kell kitölteni, minden utazás előtt, amit a főigazgató hagy jóvá. Vagy nyilatkoznia kell hogy nem tart igényt kártérítésre az intézet részéről.
- Ezt követően kerül a jóváhagyott engedély a 6-os épületbe, az utazási ügyintézőkhöz (Szabó Balázs, Kondár Kata, tel: 1668)
- Az utazás részleteivel kapcsolatban az utazási ügyintézők felveszik Önnel a kapcsolatot és egyeztetnek szállásról, közlekedésről.
- Regisztrációs díj esetén, ha kiutazik, akkor szerepeltesse a kiküldetési rendelvényben! Ha csak online rendezvény van, vagyis nem történik utazás, akkor kötvállt kell feladni a regisztrációs díjról, ez esetben kiküldetési rendelvény értelemszerűen nem szükséges.
Megrendelnének tőlünk szolgáltatást/terméket
- Kérjen a partnertől egy levelet/emailt amiben leírják milyen termékre, szolgáltatásra van pontosan szükség. Telefonos ajánlatkérés nem megfelelő.
- Árajánlat készítéssel kapcsolatban keresse az adminisztrációt, akik formailag helyes ajánlat elkészítésében segítenek és intézik az aláíratást is. Árajánlatot csak cégszerű aláírással ellátva küldhetünk ki a partnernek, mert az jogilag kötelezettségvállalást jelent!
- Aláírást követően az ajánlatot alapértelmezésben scannelve emailben (partner kérésére az eredetit postán) küldjük.
- A megrendelést továbbítsa az adminisztrációnak. A partner eseti kérésére iktatószámmal ellátott megrendelés visszaigazolást küldünk.
- A feladat elvégzése esetén teljesítésigazolást és/vagy szállítási bizonylatot készítsen és ezt juttassa el az adminisztrációnak. Adjon meg egy témaszámot is, amire a jóváírást kéri. A fenti dokumentumok alapján indítjuk a számlázást és annak postázását.
Hosszú volt és nem világos? segítünk! mfa.admin@mfa.kfki.hu