[FAQ] MFA adminisztrációs segédlet – avagy mit/mikor/hogyan/kinek/miért?

Home [FAQ] MFA adminisztrációs segédlet – avagy mit/mikor/hogyan/kinek/miért?

Kedves Kollégák!

Szeretnénk segíteni, hogy gyorsabban és kevesebb bosszúsággal menjenek az adminisztratív folyamatok, ezért rövid leírást adunk a leggyakoribb esettípusokról. Minden másra ott … az mfa.admin@mfa.kfki.hu

Vennék anyagot/eszközt/szolgáltatást, de hogyan?

  1. kérjen hivatalos árajánlatot, vagy webshopban rakja kosárba a terméket és készítsen képernyőfotót.
    • nem kell árajánlat az alábbi esetekben: kézi vásárlás (pl. beszalad a boltba valami apró alkatrészért), egyszerű csomagküldés (kis súlyú csomag intézeti UPS gyorspotázása), hatósági árak (pl. közbeszerzési eljárási díj),
    • Az árajánlaton szerepeljen az árajánlatkérő neve: Energiatudományi Kutatóközpont, angolul Centre for Energy Research
    • formailag kötött árajánlat kell egyes projektek beruházásai esetén (pl. TKP2021)
    • sok esetben 1 ajánlat nem elég, hanem 3 kell! Alapértelmezésben 2MFt nettó érték felett 3 darab árajánlatot kell kérni. Speciális esetek miatt (pl. VEKOP 100eFt, OTKA beruházás, vagy nincs más szállító) keresse az adminisztrációt
    • A közbeszerzési értékhatár 2022-ben 75 245 700Ft.
  2. Adjon fel kötvállat (https://webapps.ek-cer.hu/s/kv/kv.php) >> ld Kötvállazzak de hogyan?
  3. Várja meg míg jóváhagyják a kötvállat. Erről emailben csak az kap rendszerüzenetet, aki a kötvállat elindította!
  4. Rendelje meg, vagy a jóváhagyott kötváll adatainak megküldésével kérje erre az adminisztrációt. Rendelni vagy emailben, vagy a mellékelt sablon (magyar nyelvű, ill. angol nyelvű) használatával, vagy webshopon keresztül lehet. A rendelésben tüntesse fel az intézet hivatalos nevét és adószámát. Helytelen megnevezések: ELKH EK, EK MFA, MTA EK. Helyes megnevezés hazai rendelés esetén: Energiatudományi Kutatóközpont, 15327040-2-43; nemzetközi rendelés esetén: Centre for Energy Research, VAT HU15327040. Kérje hogy a szállító is szerepeltesse ezeket az adatokat számlán!
  5. A megrendelőt és a rendelésről szóló visszaigazolást juttassa el az MFA titkárságra.
  6. Adja le a számlát (díjbekérőt, előlegszámlát, proforma számlát, végszámlát) az MFA titkárságon. Ha megoldható, előtte a témavezetővel írassa alá. A számlán hazai és EU-n belüli szállító esetén a vevő és a szállító adószámát is kötelező feltüntetni!
  7. Adja le a szállítólevelet, packing listet, szervízlapot, egyéb csomag kísérő dokumentációt stb. az MFA titkárságon (26. épület 1. emelet 102.)

A fenti dokumentációk nélkül a pénzügy nem fizeti ki a számlát, és nem is tudjuk az adott projektre elszámolni! Amennyiben előzetes kötváll nélkül érkezik számla, annak kifizetését a pénzügy megtagadhatja.

KÖTVÁLLAZZAK, de hogyan?

  1. mindig hamarabb legyen kötváll mint bármilyen munkavégzés, szervíz, felmérés, postázás, megrendelés stb! ellenkező esetben nem fogadja el a pénzügy
  2. nyissa meg a kötváll rendszert és lépjen be. https://webapps.ek-cer.hu/s/kv/kv.php
  3. hazai a kötvállat kell indítani, ha magyar cég adta az ajánlatot (akármilyen pénznemben is van az ajánlat!). Közösségen belüli: ha európai cég adta az ajánlatot (kivételek: Svájc, UK, Norvégia!). Minden más ország közösségen kívüli, beleértve Svájc, UK, Norvégia
  4. a kötváll pénzneme meg kell, hogy egyezzen az árajánlat pénznemével. A pénznemet át kell írni (pl. hazai árajánlat, hazi kötvállnál alapértelmezésben HUF van megadva, de ha a cég EUR-ban adta az ajánlatot, felül át kell írni EUR-ra)
  5. hazai kötváll esetén devizanemtől függetlenül ÁFÁ-t is kell számolni. Ne állítsák át ÁFA mentesre!
  6. Az ajánlatban szereplő minden olyan tételre figyeljen, ami a számlán később költség lehet – VÁM költség, szállítási költség, energia felár, kezelési költség, pótdíj, veszélyes áru díj, hűtési költség, stb. Ezek sokszor az apróbetűs részekben vannak! Külön sorokon kell ezeket feltüntetni.
  7. dologi az a tétel ami fogyóeszköz, anyag, vagy egy éven belül elkopik/amortizálódik, illetve azok a szolgáltatások amik javításra, publikálásra, karbantartásra szólnak, értéktől függetlenül
  8. felhalmozási kiadás: azok amelyek egy éven túl használhatók, vagyis gépek, berendezések (pl. szivattyú, mikroszkóp, számítógép stb.), szoftverek, valamint nagygép és épület felújítások. Ha meglévő eszközt bővít, akkor a kötváll megjegyzés rovatába írja be a gép leltári számát.
  9. bizonytalan összegű javítások esetén a szervíz kihívása előtt (!) adjon fel kötvált egy várható/becsült költségre. Hasonlóképp egy publikáció beküldésekor már adjon fel egy kötvállt arra az esetre, ha azt közlésre elfogadják. Ha a szervízlap/elfogadás dátuma a kötváll dátuma előtti, a pénzügy nem fizeti ki a számlát.

Levelet/csomagot küldenék külföldre

  1. adjon fel kötvállt. Az összeg becslésében az adminisztráció segít. Dokumentum és kis súlyú minta küldése 2022 közepén EU-n belül 15000Ft+ ÁFA, EU-n kívül 28000Ft+ÁFA. Nagy méretű csomag esetén egyedi árajánlatkérés szükséges!
  2. Csomagolja be úgy, hogy szállítás közben ne sérüljön. Írja rá a feladót és címzettet.
  3. Ha jóváhagyták a kötvállat, akkor azt és a cím adatokat (címzett neve, pontos címe, címzett email címe és telefonszáma) emailben küldje meg az mfa.admin@mfa.kfki.hu címre
  4. Hozza a csomagot az MFA titkárságra.

Hazai rendezvényen vennék részt

  1. A rendezvény előtt, mivel az külső munkavégzés, engedélyt kell kérnie a felettesétől. Ehhez belföldi kiküldetési rendelvényt kell kitölteni.
  2. kötvállt kell írni az utazási, szálllási, regisztrációs díjakról, dologi költségekre
  3. ha saját járművel utazik, azt csak Cascoval rendelkező gépkocsival teheti meg. Ehhez engedély kérelmet kell kitölteni, minden utazás előtt, amit a főigazgató hagy jóvá.
  4. A rendezvényt követően a bizonylatokat (autópálya matrica, vonatjegy stb.) Kelemen Zsuzsának kell átadni (26-os épület 127-es szoba, tel: 2232)
  5. A költségtérítést a pénztárban lehet átvenni.

Nemzetközi rendezvényen/megbeszélésen vennék részt

  1. A rendezvény előtt, mivel az külső munkavégzés, engedélyt kell kérnie! Ehhez külföldi kiküldetési rendelvényt kell kitölteni. Ezt az engedélyt Kelemen Zsuzsának kell átadni (26-os épület 127-es szoba, tel: 2232)
  2. A kiküldetést a főigazgató hagyja jóvá.
  3. ha saját járművel utazik, azt csak Cascoval rendelkező gépkocsival teheti meg. Ehhez engedély kérelmet kell kitölteni, minden utazás előtt, amit a főigazgató hagy jóvá.
  4. Ezt követően kerül a jóváhagyott engedély a 6-os épületbe, az utazási ügyintézőkhöz (Szabó Balázs, Zsilák Szimonetta, tel: 1668)
  5. Az utazás részleteivel kapcsolatban az utazási ügyintézők felveszik Önnel a kapcsolatot és egyeztetnek szállásról, közlekedésről.
  6. Regisztrációs díj esetén, ha kiutazik, akkor szerepeltesse a kiküldetési rendelvényben! Ha online rendezvény van, akkor kötvállt kell feladni a regisztrációs díjról, ez esetben kiküldetési rendelvény értelemszerűen nem szükséges.

Megrendelnének tőlünk szolgáltatást/terméket

  1. Kérjen a partnertől egy levelet/emailt amiben leírják milyen termékre, szolgáltatásra van pontosan szükség. Telefonos ajánlatkérés nem megfelelő.
  2. Árajánlat készítéssel kapcsolatban keresse az adminisztrációt, akik formailag helyes ajánlat elkészítésében segítenek és intézik az aláíratást is. Árajánlatot csak cégszerű aláírással ellátva küldhetünk ki a partnernek, mert az jogilag kötelezettségvállalást jelent!
  3. Aláírást követően az ajánlatot alapértelmezésben scannelve emailben (partner kérésére az eredetit postán) küldjük.
  4. A megrendelést továbbítsa az adminisztrációnak. A partner eseti kérésére iktatószámmal ellátott megrendelés visszaigazolást küldünk.
  5. A feladat elvégzése esetén teljesítésigazolást és/vagy szállítási bizonylatot készítsen és ezt juttassa el az adminisztrációnak. Adjon meg egy témaszámot is, amire a jóváírást kéri. A fenti dokumentumok alapján indítjuk a számlázást és annak postázását.